Lingkungan Telecommuting

Lingkungan Telecommuting

Table of Contents

Lingkungan Telecommuting

Lingkungan Telecommuting
Lingkungan Telecommuting
Ada empat komponen penting dari lingkungan IBM-Indiana telecommuting:
1. perlengkapan kantor,
2. fasilitas komunikasi,
3. pembagian ruang kerja di lokasi IBM; dan
4. perekayasaan ulang proses pekerjaan pendukung.
Karena motivasi awal utama untuk mengaplikasikan telecommuting adalah untuk mengurangi biaya, tim proyek tidak berencana untuk menyediakan lingkungan kantor yang ideal, melainkan untuk menyediakan lingkungan yang memuaskan dengan investasi minimal. Peralatan kantor rumah yang tersedia termasuk sebuah PC IBM dengan satu set standar software, IBM Proprinter dot-matrix printer, meja, kursi, dan lemari arsip dua atau empat-laci.
PC yang disediakan biasanya mesin yang berada di kantor gedung IBM telecommuter itu. Standar perangkat lunak diinstal pada setiap PC sebelum meninggalkan lokasi IBM termasuk kata pro-cessing, perangkat lunak presentasi, perangkat lunak spreadsheet, FaxWorks untuk mengirim dan menerima faks, dan perangkat lunak telekomunikasi standar untuk masuk ke LAN dan fasilitas mainframe IBM Information Sistem.
Dukungan komunikasi yang baik akan menjadi penting bagi kesuksesan telecommuting. Selain fasilitas telepon yang ada, IBM menyediakan dua saluran telepon lebih ke kantor pusat, satu untuk suara dan satu lagi untuk data. IBM juga dilengkapi 14,4 kilobaud faks dan modem data dan 722 telepon AT & T dengan fitur berikut: dua baris (satu pribadi dan satu IBM), speaker phone, konferensi antara baris satu dan dua, kenangan untuk menyimpan nomor dan kode akses, dan tahan dan flash tombol. IBM membayar biaya instalasi dan tagihan bulanan untuk saluran tersebut.
Ada dua jenis ruang kerja bersama di lokasi kantor IBM. Pertama, ada bilik kecil yang dilengkapi dengan telepon dan PC dengan perangkat lunak standar jaringan untuk printer laser dan sistem internal komputer IBM. Salah satu wilayah kerja diberikan untuk setiap empat telecommuters. Beberapa kantor tertutup juga disediakan yang penggunaanya dapat dijadwalkan oleh manajer atau tim untuk konferensi pribadi. Meskipun kantor-kantor ini juga berisi telepon dan PC, ada juga beberapa dari mereka yang memungkinkan menggunakannya sebagai ruang kerja sehingga manajer diharapkan untuk menggunakan bilik kecil untuk semua kegiatan kecuali konferensi pribadi atau pertemuan tim.
IBM-Indiana juga merampingkan kelompok pendukung kantor dan memutuskan untuk menggunakan orang-orang yang disediakan oleh kontraktor luar bukan karyawan IBM untuk menjalankan fungsi ini. Di Indianapolis mereka mendirikan beberapa kelompok pendukung: kelompok pelayanan administrasi yang menangani kartu hadir, rekening pengeluaran, memperbaharui meja publikasi, dan fungsi administrasi lainnya, kelompok kesekretariatan  yang menjadwalkan penggunaan kantor bersama, mengatur pertemuan dan telekonferensi , dan melakukan tugas-tugas kesekretariatan lainnya.
Hampir semua proses pekerjaan pendukung harus dirancang ulang untuk berfungsi dalam lingkungan baru. Misalnya, bagaimana Anda menjadwalkan pertemuan dan telekonferensi ketika tak seorang pun di kantor? Apakah sekretaris memanggil setiap peserta untuk menemukan waktu yang layak, dan kemudian memanggil kembali untuk memberitahu setiap orang yang hadir?  Apakah Anda menggunakan e-mail untuk komunikasi ini? Mereka memutuskan untuk mengandalkan fungsi kalender PROFS1 untuk menjadwalkan pertemuan dan telekonferensi. PROFS1 memungkinkan kesekretariatan untuk menyimpan daftar karyawan dan lama pertemuan, dan pencarian data untuk semua peserta yang bersedia untuk bertemu. Tetapi untuk menjalankan pekerjaan ini, semua orang harus mempertahankan kegiatannya terjadwal di komputer, dan jadwal tersebut harus akurat dan up to date.
Pada awalnya, beberapa orang tidak memperbaharui kalender on line mereka, tetapi pertemuan  kesekretariatan dijadwalkan berdasarkan kalender tersebut, dan mereka yang melewatkan pertemuan penting mereka segera belajar dari kesalahan tersbut. Proses tersebut harus dirancang ulang berkisar dari bagaimana cara mengajukan rekening pengeluaran untuk mendapatkan proposal yang telah disiapkan. Tidak hanya seseorang yang harus memutuskan bagaimana melakukan setiap kegiatan tersebut, tetapi mereka juga harus memberikan pelatihan dan deskripsi tertulis kepada semua  commuters.