Pengertian Komunikasi Organisasi dan 7 Prosesnya

Pengertian Komunikasi Organisasi dan 7 Prosesnya

Pengertian Komunikasi Organisasi dan 7 Prosesnya

Pengertian Komunikasi Organisasi dan 7 Prosesnya
Pengertian Komunikasi Organisasi dan 7 Prosesnya

Pengertian Komunikasi Organisasi

Manusia di dalam kehidupannya harus berkomunikasi, artinya memerlukan orang lain dan membutuhkan kelompok atau masyarakat untuk saling berinteraksi. Hal ini merupakan suatu hakekat bahwa sebagian besar pribadi manusia terbentuk dari hasil integrasi sosial dengan sesama dalam kelompok dan masyarakat. Di dalam kelompok atau organisasi itu selalu terdapat bentuk kepemimpinan yang merupakan masalah penting untuk kelangsungan hidup kelompok, yang terdiri dari pemimpin dan bawahan/karyawan. Di antara kedua belah pihak harus ada two-way-communications atau komunikasi dua arah atau komunikasi timbal balik, untuk itu diperlukan adanya kerja sama yang diharapkan untuk mencapai cita-cita, baik cita-cita pribadi, maupun kelompok, untuk mencapai tujuan suatu organisasi. Kerja sama tersebut terdiri dari berbagai maksud yang meliputi hubungan sosial/kebudayaan. Hubungan yang terjadi merupakan suatu proses adanya suatu keinginan masing-masing individu, untuk memperoleh suatu hasil yang nyata dan dapat memberikan manfaat untuk kehidupan yang berkelanjutan.

Hubungan yang dilakukan oleh unsur pimpinan antara lain kelangsungan hidup berorganisasi untuk mencapai perkembangan ke arah yang lebih baik dengan menciptakan hubungan kerja sama dengan bawahannya. Hubungan yang dilakukan oleh bawahan sudah tentu mengandung maksud untuk mendapatkan simpati dari pimpinan yang merupakan motivasi untuk meningkatkan prestasi kerja ke arah yang lebih baik. Hal ini tergantung dari kebutuhan dan cara masing-masing individu, karena satu sama lain erat hubungannya dengan keahlian dan tugas-tugas yang harus dilaksanakan. Bila sasaran komunikasi dapat diterapkan dalam suatu organisasi baik organisasi pemerintah, organisasi kemasyarakatan, maupun organisasi perusahaan, maka sasaran yang dituju pun akan beraneka ragam, tapi tujuan utamanya tentulah untuk mempersatukan individu-individu yang tergabung dalam organisasi tersebut.

Komunikasi organisasi adalah proses menciptakan dan saling menukar pesan dalam satu jaringan hubungan yang saling tergantung satu sama lain untuk mengatasi lingkungan yang tidak pasti atau yang selalu berubah-ubah.

Proses-Proses Komunikasi Organisasi

Dari pengertian ini mengandung 7 konsep kunci yaitu proses, jaringan, saling tergantung, hubungan, lingkungan, dan ketidak pastian.

  1. Proses

Organisasi adalah  suatu system terbuka yang dinamis yang menciptakan dan saling menukar pesan diantara anggotanya. Karena gejala menciptakan dan menukar informasi ini berjalan terus-menerus dan tak ada henti-hentinya, maka hal itu dapat dikatakan sebagai suatu proses.

  1. Pesan

Pesan adalah susunan symbol yang penuh arti tentang orang, obyek, kejadian yang dihasilkan oleh interaksi dengan orang. Kominkasi dapat efektif apabila pesan yang dikirimkan oleh komunikator diartikan oleh komunikan sama dengan apa yang dimaksudkan oleh si pengirimnya. Symbol-simbol yang digunakan dalam pesan dapat berupa verbal maupun non verbal.

Dalam komunikasi organisasi kita mempelajari ciptaan dan pertukaran pesan dalam seluruh organisasi. Pesan verbal dalam oirganisasi misalnya surat, memo, pidato dan percakapan. Pesan non verbal,adalah pesan yang tidak tertulis seperti bahasa, gerakan badan, sentuhan, nada suara, ekspresi wajah, dsbnya.

Klasifikasi pesan menurut penerima dapat dibedakan menjadi pesan internal dan eksternal. Pesan internal dipakai karyawan dalam organisasi misalnya memo, bulletin, dan rapat. Sedangkan pesan eksternal digunakan untuk memenuhi kebutuhan orang yang berkaitan dengan lingkungan dan masyarakat umum. Seperti, iklan, usaha hubungan dengan masyarakat, usaha mengenai penjualan atau pelayanan, dll.

Pesan juga dapat diklasifikasikan menurut bagaimana pesan itu disebarluaskan. Ada 2 metode, yaitu metode perangkat keras dan metode perangkat lunak.  Metode perangkat keras digunakan , apabila pesan yang akan disampaikan menggunakan alat elektronik, dan tenaga listrik, missal computer. Metode perangkat lunak digunakan apabila pesan bergantung pada kemampuan dan keterampilan individu terutama dalam berfikir, menulis maupun berbicara. Contohnya, komunikasi lisan secara berhadapan, percakapan dalam rapat, interview, diskusi, dan kegiatan tulis menulis(surat, nota, laporan, usulan, maupun pedoman).

Klasifikasi pesan yang terakhir berdasarkan tujuan daripada pengiriman pesan. Ada 3 alasan umum arus pesan dalam organisasi, yaitu berkenaan dengan tugas dalam organisasi, pemeliharaan organisasi dan kemanusiaan.

Thayer mengumukan 4 fungsi dari arus pesan dalam organisasi yaitu untuk memberi informasi, untuk mengatur, untuk membujuk, dan untuk mengintegrasi. Goldhaber (1986) menambahkan klasifikasi barunya yaitu inovasi. Inovasi sangat penting bagi organisasi untuk menyesuaikan diri dengan lingkungan yang selalu berubah-ubah. Pesan inovasi misalnya rencana baru organisasi, kegiatan baru, program baru/penghargaan yang membangkitkan pemecahan masalah.

  1. Jaringan

Organisasi terdiri dari beberapa orang yang setiap orang menduduki posisi tertentu dalam organisasi. Pertukaran pesan dari orang-orang terjadi melewati suatu set jalan kecil yang dinamakan jaringan komunikasi. Luas dari jaringan dipengaruhi oleh  banyak factor, antara lain hubungan peranan, arah dan arus pesan, hakikat seni dari arus pesan dan isi dari pesan.

Peranan tingkah laku dalam suatu organisasi menentukan siapa yang menduduki posisi atau pekerjaan tertentu baik secara formal maupun informal.

Faktor ke-dua yang mempengaruhi jaringan adalah arah. Ada 3 arah jaringan komunikasi yaitu komunikasi pada bawahan, komunikasi pada atasan dan komunikasi horizontal. komunikasi  bawahan biasanya untuk tujuan tertentu missal mengajukan pertanyaan, memberikan saran-saran. Komunikasi pada atasan berkenaan dengan tugas/ pemeliharaan organisasi missal pengarahan tujuan, perintah, disiplin/ pertanyaan. Komunikasi horizontal berkenaan dengan pemecahan masalah koordinasi, penyelesaian konflik dan desas-desus.

  1. Keadaan saling tergantung

Keadaan saling tergantung 1 bagian dengan bagian lainnya merupakan suatu system terbuka dalam suatu organisasi. Intinya, bila pimpinan membuat suatu keputusan, maka dia harus memperhitungkan implikasi keputusannya itu terhadap organisasinya secara menyeluruh.

  1. Hubungan

Organisasi merupakan suatu system terbuka. Suatu system social maka dari itu semuanya terletak pada tangan manusia dimana jaringan suatu pesan dalam organisasi dihubungkan oleh manusia. Oleh karna itu hubungan manusia dalam organisasi seperti sikap, skill. Moral harus dipelajari. Hubungan manusia dalam organisasi dimulai dari yang sederhana yaitu hubungan diantara 2 orang sampai kepada hubungan yang kompleks, yaitu hubungan dengan kelompok kecil, besar dalam organisasi.

  1. Lingkungan

Lingkungan adalah totalitas secara fisik dan factor social yang diperhitungkan dalam pembuatan keputusan mengenai individu dalam suatu system. Lingkungan dibagi 2 yaitu lingkungan internal dan eksternal. Lingkungan internal adalah personalia(karyawan), staf dan komponen organisasi lainnya. Lingkungan kesternal adalah langganan, leveransir, saingan dan teknologi.

Organisasi harus berinteraksi dengan lingkungan eksternal, yaityu teknologi, ekonomi, UU dan factor social. Mengapa? Jika lingkungan berubah-ubah maka organisasi memerlukan informasi baru yang dapat mengatasi  perubahan dengan menciptakan pertukaran pesan baik internal maupun eksternal.

  1. Ketidakpastian

Ketidakpastian adalah perbedaan informasi yang tersedia dengan informasi yang diharapkan. Ketidakpastian dalam suatu organisasi disebabkan terlalu banyaknya informasi yang diterima daripada sesungguhnya yang diperlukan untuk menghadapi lingkungan mereka. Oleh karena itu urusan utama komunikasi organisasi adalah menentukan dengan tepat berapa banyaknya informasi yang diperlukan untuk mengurangi ketidakpastian tanpa informasi yang berlebihan.

Sumber: https://sel.co.id/